Коммуникационный этикет: несколько советов
Коммуникационный этикет - это рекомендации относительно "воспитанного" использования средств коммуникации (в основном в деловых отношениях).
Общее правило - общаться лучше с помощью того средства, которое избрал его инициатор. Если клиент обратился к Вам по мылу, отвечать, думаю, следует так же. Если звонил - звоним ему мы.
Кстати, давно замечено, что средство коммуникации сильно влияет на манеру общения: степень официальности, “личность” в общении. Например, аська намного “неформальнее” email-а, хотя, казалось бы, разница между ними не так велика.
Банальный совет для всяческих продавцов: чем больше различных инструментов общения с Вами есть у клиента, тем больше вероятность, что он сможет выбрать комфортный для себя способ. А комфортное общение - начало хорошего сотрудничества.
Мыльный этикет
1) Во-первых, я ввел для себя правило давать краткий ответ на письмо в виде сигнала о получении. Человеку на том конце провода хочется знать, получил ли ты его сообщение, прочитал ли. Даже если не можешь сразу дать ответ на его запрос/предложение, напиши, что получил и благодарен за письмо, что подумаешь и ответишь, как только, так сразу.
Правда, признаюсь, сам не всегда пока выполняю данное правило. Особенно тяжело было отвечать на все резюме, когда была открыта вакансия.
2) Одному человеку пиши с одного и того же мыла. Иначе он может запутаться, кто где и не сможет проследить вашу переписку.
3) Старайся уместить в письме как можно больше информации сразу. Не превращай переписку по email в чат.
4) Вставляй свои контактные данные (номер телефона) в подпись (если, конечно, хочешь, чтобы тебе звонили, например, продаешь что-то).
5) Дублируй контакты в каждом своем письме - не очень удобно искать в переписке номер телефона в первом письме, особенно, если переписка длится давно и обильна.
6) Не разрывай цепочки писем. Нажимай "Ответить", а не “Написать письмо”. В деловой переписке очень уместно то, что письма “складируются” в цепочки - можно пробежаться глазами по старым сообщениям и вспомнить на чем остановились.
На сколько я знаю, эта функция когда-то была революционной находкой gmail.
Так вот: письма организуются в цепочки только, если отправитель нажал “ответить”, а не написал новое письмо. Лично меня очень раздражает, когда люди не используют цепочки писем.
Мобильный этикет
1) Собирай вопросы и предложения в один разговор. Опять же - не превращай разговоры по телефону в чат. Частые звонки отрывают собеседника от дел и раздражают его. Представь, что его кто-то так дергает, когда он делает что-то важное для тебя.
2) Если твое сообщение не требует ответа от получателя, напиши смс - не отвлекай человека, не трать его и свое время.
3) Если человек не берет трубку и потом не перезванивает, общение с ним следует прекратить. В особенности, если это деловые отношения. Даже, если он потом будет рассказывать, как он был занят, его переехал трамвай и т.п.
Это, строго говоря, не правило этикета, а просто - совет. Но, думаю, дельный.
Я умышленно не включаю сюда звонки в рабочее/нерабочее время, использование пунктуации и смайлов, КАПСЛОКА и т.п., поскольку это, наверно, уже "боян":)
Кстати, со сленгом тоже нужно аккуратно. Особенно в деловой переписке с людьми различного с тобой возраста, социального статуса и географического положения.
Все эти "этикетки", конечно, можно не соблюдать. И ничего страшного не произойдет. Мало кто вообще заметит. Разве что попадется вот такой зануда, как я.



