Обычное понимание назначения веб-закладок (как их, черт побери, правильно называть?) — сохранение адресов интересных сайтов, которые ты регулярно просматриваешь.
Мне кажется, что есть еще одна причина, по которой стоит пользоваться закладками — это контроль своего поведения в интернете.
Когда в процессе работы вы натыкаетесь на интересную статью или кто-то сбрасывает вам ссылочку, очень трудно преодолеть желание тут же просмотреть/почитать, что же там такого интересного. Так работа постоянно сваливается в бездну бесконечного сёрфинга.
Я сам сильно этим болею и знаю, что тоже самое происходит у многих людей, работающих в интернете.

Так вот средством от такого отвлечения собственно и являются закладки. Вместо того, чтобы, бросив текущее дело, браться за прочтение/просмотр попавшей во внимание статьи, нужно просто закинуть её в буфер “почитать позже”. Этим буфером могут выступать как встроенные в браузер средства для хранения и организации закладок, так и онлайн-сервисы или приложения. Популярные несколько лет назад сервисы типа delicious сейчас уступили место приложениям подобным instapaper и readitlater
Вот, например, понятный обзор последнего: "Read It Later – прочтите, когда удобно".

Лично я, как писал в предыдущей заметке, использую для этих целей Evernote.

Тем не менее, инструмент не имеет значения (мы же не фотографы, гг).

Главное понимать две вещи:

• если хотите меньше отвлекаться во время работы, нельзя сразу читать в интернете, все, что заинтересовало;
• буфер в виде списка “глянуть позже” имеет магическое свойство — когда обращаешься к этому списку через некоторое время, не находясь под влиянием “эй, зацени, какая клёвая штука!”, оказывается, что 50-90% отложенных материалов вовсе не так интересны и тем более полезны.

Принцип создания таких буферов описан у того же Марка Фостера в книге "Do it tomorrow" — собственно сам принцип “Do it tomorrow” и есть такой буфер.

Когда люди в разговорах жалуются на то, что в интернет слишком перегружен и “давит на мозг” непомерным количеством открытых вкладок, сразу на ум приходит эта рекомендация. Избавиться от такого давления интернета можно, управляя собственным информационным потоком (моя давняя заметка: “Информационный менеджмент”) и ограничив push-сообщения (“Два способа получения информации и личная эффективность”).

Перечитал свой предыдущий пост о простом списке дел и понимаю, что где-то я всё это слышал ;). Наверно, будет неправильным приписывать только Марку Фостеру и тем более себе ;) авторство данных методик. Поэтому решил поделиться списком моих источников ТМ-вдохновления. Все мои знания по этой теме почерпнуты в той или иной мере из работ следующих авторов:

(in no particular order, как говорится)

Девид Аллен — автор методики GTD. 

Армен Петросян — невероятно интересный человек, который меня вдохновляет. По ссылке найдете его блог о интересной жизни (он так и называется "Жить интересно!"), продуктивности, целях, "проживании момента" и о многом другом. Внимание, не рекомендую для начинающих. Может показаться заумной белибердой ;) 

Марк Фостер — британский вариант Аллена. Его книга 'Do It Tomorrow' показалась мне очень доступной для понимания, правильной, но довольно трудновыполнимой. Могу сказать, что освоил данные в ней советы только на 10% в лучшем случае. 

Стив Павлина — с него начиналось мое изучение тайм-менеджмента. Не могу сказать, что поддерживаю все его идеи, но его книгу о личностном развитии все-таки рекомендую.

Лео Бабаута — еще один популярный автор с уклоном в минимализм. Как избавиться от ненужного и сосредоточиться на главном. Его блог: http://zenhabits.net/ Крайняя (потому что не последняя, надеюсь) его книга "The Effortless Life: A Manual for Contentment, Mindfulness, & Flow" не имеет отношения к тайм-менеджменту (это скорее лайв-менеджмент) произвела на меня сильнейшее впечатление. 

Глеб Архангельский."Тайм-драйв. Как успевать жить и работать" — хорошая книга для начинающих. Просто и доступно, работающие методики. Сам Глеб — настоящий евангелист ТМ-движения на постсоветском пространстве.

Ну и напоследок замечательная "Цельная жизнь" (авторы: Лес Хьюитт, Джек Кэнфилд, Марк Виктор Хансен). Очень систематичная толковая книга о целях и навыках. Правда, довольно много "американизмов" — даже не знаю, как это объяснить. Возможно, именно с неё стоит начать изучение темы. Но если Вам покажется, что составление генеральных планов на 100 лет вперед или собственной надгробной эпитафии — это для вас слишком, попробуйте все-таки Марка Фостера или Девида Аллена.

PS. О тайм-менеджменте можно писать невероятно долго и много, не меньше — о работах вышеуказанных авторов. Все будет. Stay awake.  

Следующий пост рассчитан на новичков в тайм-менеджменте.

Мы привыкли к мысли, что раз хочешь записывать дела, то в формате ежедневника, т.е. списка дел с разбивкой по датам: когда что нужно выполнить.

Что получается в реальности? Большинство дел в назначенный срок сделать не успеваем, переписываем на другие дни или потом возвращаемся, когда доходят руки.

На мой взгляд такой ежедневник только порождает стресс и мало помогает в работе. Его проблема в смешивании двух инструментов планирования: учета четко привязанных к датам/времени дел и ведения общего списка задач.

Вот мои предложения для начинающих осваивать тайм-менеджмент:

1. Дела, которые нужно выполнить точно в определенную дату/время ведем в отдельном календаре. Если вы не преподаватель/репетитор, то таких дел на самом деле у вас немного: дни рождения и всякие годовщины, каникулы, поездки, может быть квартальные отчеты и встречи с друзьями, которые планируются заранее. Мне для этих целей прекрасно служит Google Calendar. Хотя можно использовать и бумажный ежедневник или напоминалку в телефоне.
2. Используйте простой недатированный блокнот (сойдет и тетрадь) для общего списка дел.
3. Избавьтесь от нумерации дел - пусть список будет "сквозным".
4. Еще раз: откажитесь от дат (все, что привязано к датам, лежит в другом списке, помните?)
5. В ежедневник вносите все дела подряд, не задумываясь о их важности и не устанавливая приоритеты.
6. Сделанные дела вычеркивайте, не сделанные регулярно пересматривайте (tip: многие "отпадают" сами по себе через какое-то время)

Если избавиться от дат, то вносить дела в блокнот будет легче — они не будут "напрягать" необходимостью сделать их тогда, когда намечено. Если вносить легче → меньше вероятность забыть что-то важное. О важности записи всех своих идей я давно писал (да и не один я).  

Все эти рекомендации не моего авторства, а основаны на советах Марка Фостера, изложенных в Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management и его системе Автофокус. Но если вы не готовы пока углубляться в такие дебри тайм-менеджмента, просто попробуйте описанные выше рекомендации. Лично мне они очень помогли.

Сейчас у многих дома, а тем более в офисе есть Wi-fi роутеры для подключения множества беспроводных гаджетов или более привычных ноутбуков. Предполагаю, что многие из таких людей иногда приглашают кого-то к себе на чашечку чаю (такое бывает).

Так вот, когда к вам в гости пришли друзья, будьте техно-гостеприимны: поделитесь своим файфаем. Позвольте им непринужденно что-нибудь твитнуть: например, "пьем чай с Васей, у него клёво и даже есть Wi-Fi" :)

Есть способ избавиться от необходимости каждый раз искать, где у вас записан пароль от беспроводного интернета, а потом диктовать по буквам, как его набрать. "Эс как доллар" — ну вы понимаете, о чем я. 

В этом вам поможет двухмерный штрихкод или QR-код. 

1. Откройте генератор QR кодов
2. В поле "содержание" выберите пункт "Wi-fi сеть"
3. В поле SSID впишите имя вашей сети. Например, для роутеров TP LINK они обычно имеют вид "TP-LINK_SOME_LETTERS" (если её не переименовали при настройке).
4. Впишите пароль
5. Выберите тип сети. Если не знаете, спросите у того, кто настраивал:)
6. Создайте QR-код для вашей сети - кнопка "Генерировать".
7. Сохраните получившийся штрихкод как картинку.

Войла! Теперь у вас есть шорткат для подключения к домашнему или офисному вайфаю. Распечатайте его и повесьте у входа. Чтобы подключиться вашим продвинутым гостям нужно будет просто считать этот код.

UPD. Тут же возник вопрос: "А как быть, если гости пришли с ноутом?". Код можно считывать и с ноута, если у него есть камера. Но очень маловероятно, что будет установлен софт для сканирования. Поэтому лайфхак применим, только если гости пришли с смартфоном или другим гаджетом с камерой.

UPD2: Для дешифровки кода не требуется подключение к интернету. Только предварительно установленная программа для распознавания. 

PS. Был печально удивлен, когда Владислав Флакс, если я не ошибаюсь, на конференции Owox сказал: "Мы сначала думали использовать QR-коды для регистрации..." - возможно намекая на летнюю 8p.ua — Netpeak тогда проделали этот трюк - "... но поспрашивали у людей кто пользуется и поняли, что QR еще слишком нераспространенная штука".

Немалое искусство – уметь спать: ведь для этого необходимо бодрствовать целый день.
Десять раз на дню должен ты преодолеть себя: это преодоление дарует тебе приятную усталость и будет снотворным маком для души.
Десять раз на дню должен ты вновь примириться с собой: ибо преодоление есть обида, и плохо спит непримирившийся.
Десять раз на дню должен ты находить истину, иначе будешь искать ее и ночью, и душа твоя останется голодной.
Десять раз в день смейся и будь весел, чтобы ночью не беспокоил тебя желудок – этот отец скорби.
Немногие знают такую истину: чтобы хорошо спать, надо обладать всеми добродетелями. Разве стану я лжесвидетельствовать? Разве буду прелюбодействовать?
Разве позволю я себе возжелать рабыню ближнего моего? Плохо сочеталось бы все подобное с хорошим сном.
И даже если все добродетели есть у тебя, не забывай вот о чем: умей вовремя отправить спать добродетели свои.
Чтобы не ссорились они между собой, эти милые кумушки, тем более из-за тебя, злосчастный!
Будь в мире с Богом и с соседом своим: этого требует хороший сон. Будь также в мире и с соседским чертом! Не то ночью он станет посещать тебя.
Чти начальников своих и повинуйся им, даже если предпочитают они ходить криво! Этого требует хороший сон. Разве твоя в том вина, что власть хромонога?
Того пастуха назовут наилучшим, который пасет овец на тучных лугах: ибо так обретает он добрый сон.
Я не хочу ни великих почестей, ни огромного богатства: от этого воспаляется селезенка. Но хорошо спится, если есть доброе имя и маленькое сокровище.
Лучше небольшое общество, чем дурное: но все должны приходить и уходить вовремя. Это способствует хорошему сну.
По душе мне нищие духом: они способствуют сну. Блаженны они, тем более если всегда считать их правыми.
Так проходит день у добродетельного. Однако с приходом ночи остерегаюсь я призывать сон; не хочет он, чтобы призывали его, владыку всех добродетелей!
Я только размышляю, что сделал я и о чем думал в течение дня. Терпеливо, словно корова, пережевываю я все это, вопрошая себя: каковы же были десять преодолений моих?
И те десять примирений, и десять истин, и те десять раз, когда я смеялся, услаждая сердце свое?
И вот, покуда я так размышляю и взвешиваю все эти сорок мыслей, внезапно овладевает мною сон, незваный владыка добродетелей.
Он ударяет по векам моим – и они тяжелеют; касается рта моего – и он остается открытым.
Поистине, неслышными шагами приходит он ко мне, приятнейший из воров, и похищает мысли мои: и я застываю на месте, глупый, как эта кафедра.

http://www.psylib.ukrweb.net/books/nitzf01/txt08.htm

Честно говоря, я мало что понимаю из "Заратустры" Ницше, но все-таки иногда проскакивают доступные мне вещи. Считаю это руководство достойным репоста.

Важно записывать не только то, что еще следует сделать, но и отмечать все, что полезного сделано.
Впереди тебя всегда бесконечно много дел и планов - это как невозможно добежать до горизонта.

Важно видеть то, что оставляешь позади. Иначе будешь, сломя голову, нестись весь в списках дел и задач - слеп и бесконечно неудовлетворен.

Вы все еще пользуетесь файлообменниками для передачи непомещающихся в email файлов? Тогда Dropbox идет к вам!
Dropbox - это сервис для хранения и синхронизации файлов между несколькими компьютерами.
То есть это сервис + специальная программа, которая создает на вашем компьютере одноименную папку и следит, чтобы все, что вы туда положите, аккуратно копировалось на сервер дропбокс. 2 Гб места бесплатно, дальше - недорого.

Подробнее об этом сервисе можно... погуглить :)

А вот кое-что полезное от меня:

• Есть возможность настроить место для папки дропбокс - я поместил её на рабочий стол.
• Есть возможность выбрать только некоторые папки для синхронизации.

Так, на рабочем компьютере, к которому, кроме меня, еще имеют доступ другие сотрудники, dropbox “видит” только нужные им папки. Например, “для офиса”.

Как увеличить бесплатное место в Дропбоксе

• можно, как я, поделиться реферальной ссылкой и получать +250Мб бесплатного места за каждого нового пользователя
• можно подключить свои facebook и twitter аккаунты, попиарить сервис через них и получить +640 Мб: https://www.dropbox.com/free
• можно было пройти квест от разработчиков и получить + 1Гб и больше в зависимости от ваших головоломных навыков. Сейчас квест закрыт, но наверняка будут еще. 
• а можно и купить: 50 Гб за 10$ в мес.  

Я использую дропбокс для хранения:

1. бекапов важных файлов;
2. документов, которые нужны и дома и на работе, но не являются текстовыми или таблицами (для них есть Google Docs);
3. набора софта, который нужно сразу поставить на свежеустановленную операционную систему;
4. фоточек-картиночек для публикации в сетях/на всяких сайтах в “публичной” папке.

Кстати, про публичную папку. Если вы ведете блог и испытываете потребность “заливать” куда-то иллюстрации для своих записей, публичная папка в дропбоксе - то, что надо. Главное, не забывать, что если удалить из неё файл, ссылка в блоге тоже перестанет работать.

Можно еще удаленно запускать торренты: "Удаленная работа с µTorrent черех Dropbox". Правда, слабо представляю, кому это может пригодиться. 

Минусы dropbox

Настоящих минусов я не вижу, поэтому так доволен этим сервисом. Есть кое-что не идеальное:

1) Потребляет около 45000 Кб оперативной памяти. На моем слабеньком рабочем компьютере немного чувствуется. Хотя думаю, для большинства современных компов это не проблема.
2) Скорость скачивания не слишком высока. Вчера, например, я довольно долго ждал, пока скачается моя папка на 320 Мб. // Речь идет о закачке через веб-интерфейс. Когда дропбокс установлен, конечно, он синхронизируется на фоне и проблем нет.

Краткое резюме: дропбокс сэкономит вам уйму времени, которое обычно тратится на пересылание файлов между разными вашими компьютерами + поможет защитить важные файлы, даже в случае природного катаклизма. Пользуйтесь на здоровье.    

Cтатья генерального директора «Майкрософт Украина»  “Личная эффективность в эпоху информационной перегрузки”, которая вышла в предыдущем номере (№25)  “Инвестгазеты”, натолкнула меня на кое-какие мысли.

Если понимать тайм-менеджмент как инструмент эффективной организации работы чаще всего связанной с большими потоками информации, то можно расширить это понятие и дополнить его техниками информационного менеджмента.

Возможно, я тут допускаю какие-то методологические ошибки, но надеюсь, что не слишком глупые:) Википедия имеет другое мнение касательно понятия информационного менеджмента. 

Итак, информационный менеджмент - это набор техник управления личным и корпоративным информационным потоком с целью извлечения из него максимально полезных данных, их организации и хранения, ограничения “информационного шума” и эффективной организации рабочего процесса.  

Задачи информационного менеджмента (инфо-менеджмента):

1. Извлечение нужной информации из множества источников;

2. Организация этих источников в ненавязчивой форме (управление входящими сообщениями для того, что бы они были своевременны и не отвлекали от текущей работы, но при этом не были забыты или потеряны);

3. Организация и представление информации в форме удобной для хранения, обработки, поиска и совместной работы; 

4. Снижение количества ненужных (отвлекающих) сообщений;

5. Донесение нужной информации до сотрудников (в том числе задания и данные, необходимые для их выполнения);

6. Организация документооборота в компании;

7. Организация личной или корпоративной базы знаний (это уже что-то близкое к knowledge management)

Как результат успешного информационного менеджмента получаем повышение концентрации во время работы и соответственно повышение продуктивности.

Думаю, именно неспособность сконцентрироваться, когда со всех сторон поступают сообшения и новости (почта, мессенджеры, звонки, сообщения в твиттере и соц сетях) - будет (и есть) большой проблемой работников и соответственно их менеджмента.

Если подбить краткий итог: техники управления личным информационным потоком - перспективная тема :) 

Все просто: создаем на рабочем столе папку “Архив” и складываем туда все файлы, которые в ближайшее время (например, сегодня) уже не пригодятся, но удалить их жалко - могут все таки понадобиться, через неделю, скажем.

Обычный совет продуктивистов по этому поводу - методично сортировать файлы по соответствующим папкам “Работа”, “Накладные”, “Каталоги” и т.п.

С важными файлами/документами я так и делаю.

Но какой смысл каталогизировать файлы, которые тебе уже вряд ли понадобятся? Да и лень это делать. Каталогизировать. Обычному человеку...

Просто бросаем такой файл в архив. Когда надо - ищем там; раз в неделю/месяц - удаляем то, что так и не понадобилось и каталогизируем нужное. В результате мой рабочий стол с недавних пор выглядит вот так: